Datenschutzerklärung für Geschäftskunden

Sehr geehrte Damen und Herren,
der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Art, den Umfang sowie über den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der zur Klosterfrau Gruppe gehörenden Firmen

  • MCM Klosterfrau Vertriebsgesellschaft mbH, Gereonsmühlengasse 1-11, 50670 Köln
  • Cassella-med GmbH & Co. KG, Gereonsmühlengasse 1, 50670 Köln
  • Syxyl GmbH & Co. KG, Gereonsmühlengasse 5, 50670 Köln
  • Artegodan GmbH, Wendlandstr. 1, 29439 Lüchow (Wendland)
  • Artesan Pharma GmbH & Co. KG, Wendlandstr. 1, 29439 Lüchow (Wendland)
  • Divapharma GmbH, Motzener Straße 41, 12277 Berlin
  • Klosterfrau Berlin GmbH, Motzener Straße 41, 12277 Berlin
  • FARCO-PHARMA GmbH, Gereonsmühlengasse 1-11, 50670 Köln, Postfach 10 14 45, 50454 Köln

informieren.

Verantwortlicher i. S. des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist das Unternehmen der Klosterfrau Gruppe, mit dem Sie in einer Geschäftsbeziehung stehen, mit dem Sie insoweit Kontakt aufnehmen oder das mit Ihnen Kontakt aufnimmt (im Folgenden: „wir“ oder „uns“).

I. Kategorien der von uns verarbeiteten personenbezogene Daten

1. Kontaktdaten

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten (wie z. B. Name, Vorname, Akademischer Grad, Spezialisierung / berufliche Qualifikation, Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Apothekenbetriebserlaubnis sowie LANA- oder BGA-Nummer). Diese Daten erheben wir teilweise selbst bei Ihnen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen, teilweise erhalten wir diese von unseren Dienstleistern.

2. Informationen im Rahmen von Außendienstbesuchen und Befragungen durch von uns beauftragte Dienstleister

Nach einem Besuch durch unseren Außendienst oder auch einen unserer externen Dienstleister verarbeiten wir Datum und Inhalt (z. B. Auftrags- und POS-Daten, sowie ortsbezogene Daten) der erfolgten Besuche, sowie präferierte Besuchszeiten und Arzneimittelmuster-Anforderungen und Abgaben. Ferner verarbeiten wir Daten im Rahmen von Marktforschungsbefragungen, die wir durch einen externen Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO durchführen lassen.

3. Informationen im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen

Sofern wir mit Ihnen einen Vertrag abschließen (z. B. über die Durchführung von Referenten- oder Beratertätigkeiten), verarbeiten wir die für die Durchführung der vertraglichen Leistungen erforderlichen Angaben (z. B. Ihre Kontodaten, Reisedaten etc.).

4. Informationen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen.

Insbesondere verarbeiten wir Datum, Anzahl und Art der an Sie abgegebenen Arzneimittel-Muster sowie Datum und Inhalt der an Sie versandten Rote-Hand-Briefe. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns mögliche unerwünschte Wirkungen oder Qualitätsmängel mit Bezug auf unsere Produkte mitteilen. Sofern wir in Zusammenarbeit mit Ihnen Anwendungsbeobachtungen i. S. d. § 67 Abs. 6 AMG durchführen, verarbeiten wir zu diesem Zweck Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihre lebenslange Arztnummer sowie Art und Höhe der jeweils an Sie im Zusammenhang mit Anwendungsbeobachtungen tatsächlich geleisteten Aufwandsentschädigungen.

5. Bonitätsprüfung und zur Datenübermittlung an Wirtschaftsauskunfteien

Wir verarbeiten im Einzelfall die von Ihnen bereitgestellten Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum und ggf. das Geschlecht) über die Beantragung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung auch für Abfragen und Bonitätsauskünfte auf der Basis mathematischer-statistischer Verfahren bei Wirtschaftsauskunfteien, um Ihre Kreditwürdigkeit vor Abschluss eines Vertragsverhältnisses zu überprüfen, und übermitteln ggf. Daten über nicht vertragsgemäßes Verhalten oder betrügerisches Verhalten während des Vertragsverhältnisses an eine Wirtschaftsauskunftei. Der Datenaustausch mit einer Wirtschaftsauskunftei dient auch der Identitätsprüfung. Wir können anhand der von der Wirtschaftsauskunftei übermittelten Übereinstimmungsraten erkennen, ob eine Person unter der vom Kunden angegebenen Anschrift in ihrem Datenbestand gespeichert ist.

II. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
1. Kontaktdaten

Die oben unter I.1. genannten Daten verarbeiten wir, soweit diese zum Abschluss und zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen erforderlich sind (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO).

Wir verarbeiten die unter I.1. genannten Daten zudem zur Wahrung folgender berechtigter Interessen: Pflege unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen sowie zu Zwecken der wissenschaftlichen Information, zu Marketingzwecken und zur Marktforschung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (wenn Sie uns Ihre Einwilligung in die Verarbeitung erteilt haben)).

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten auch zur Erfüllung einschlägiger rechtlicher Verpflichtungen (siehe hierzu unten unter II. 4.).

2. Informationen im Rahmen von Außendienstbesuchen und Befragungen durch von uns beauftragten Dienstleistern

Die oben unter I.2. genannten Daten sind zur Wahrung folgender berechtigter Interessen erforderlich: Pflege unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen, Steuerung unseres Außendienstes, Anpassung unserer Außendienstbesuche an Ihre Interessen, Bewertung der Besuchsqualität, Verbesserung der Darbietung und Gestaltung unserer Produkte, sowie zu Informations- und Marketingzwecken (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

3. Informationen im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen

Die oben unter I.3. genannten Daten verarbeiten wir zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (wenn Sie unser Vertragspartner sind) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (wenn Sie eine Kontaktperson des Unternehmens sind, welches unser Vertragspartner ist)).

4. Informationen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Die oben unter I.4. genannten Daten verarbeiten wir, um unsere rechtlichen Verpflichtungen aus den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen, insbesondere § 47 Abs. 4 AMG (Musterabgaben), § 11a Abs. 2 AMG (Rote-Hand-Briefe), § 63c AMG bzw. § 3 MPSV, Art. 23 VO (EG) 1223/2009, Art. 6 ff., Art. 19 VO (EG) 178/2002 (LMBasisVO) (Meldungen von unerwünschten Wirkungen) und / oder § 67 Abs. 6 AMG (Anwendungsbeobachtungen).

Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. den einschlägigen Rechtsnormen.

5. Bonitätsprüfung und zur Datenübermittlung an Wirtschaftsauskunfteien

Soweit wir eine Abfrage bei einer Wirtschaftsauskunftei einholen oder soweit wir Informationen über nicht vertragsgemäßes Verhalten an eine Wirtschaftsauskunftei weitergeben, besteht die Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, soweit dies für die Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten erforderlich ist und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen. Das berechtigte Interesse besteht darin, uns vor Zahlungsausfällen zu schützen und dass die Wirtschaftsauskunftei Dritte über negative Zahlungserfahrungen informiert und damit vor eigenen Nachteilen bewahrt.

III. Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

In unseren Unternehmen erhalten nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist oder soweit Sie eingewilligt haben.

Nachfolgend nennen wir Ihnen die Kategorien der externen Empfänger Ihrer Daten:

  • Verbundene Unternehmen innerhalb der Unternehmensgruppe, soweit diese als Dienstleister für uns tätig sind und z.B. IT-Dienstleistungen erbringen, soweit dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist oder wenn und soweit diese die Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen benötigen. Dabei kann es sich um wirtschaftliche, administrative oder auch andere interne geschäftliche Zwecke handeln; dies gilt nur, soweit Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen.
  • Private Stellen außerhalb der Unternehmensgruppe, wie insbesondere:
  • o Zahlungsdienstleister und Banken, um ausstehende Zahlungen von Konten einzuziehen oder Erstattungsbeträge auszuzahlen
  • o Callcenter und Reklamationsabwickler, um Ihre Anfragen und Reklamationen entgegen zu nehmen und zu bearbeiten
  • o Agenturen ( z.B. On- und Offline), Druckereien und Lettershops, die uns bei der Durchführung von werblichen Maßnahmen (z. B. Gewinnspiele, Promotions, Versand von Einladungen und Anschreiben etc.) unterstützen.
  • o IT-Dienstleister, die u.a. Daten speichern, bei der Administration und der Wartung der Systeme unterstützen sowie Aktenarchivare und -vernichter.
  • o Logistikdienstleister, um Waren etc. auszuliefern
  • o Auskunfteien beim Abruf einer Bonitätsauskunft
  • o Inkassounternehmen und Rechtsberater
  • o Dienstleister im Rahmen der Erfassung von Nebenwirkungsmeldungen
  • o Lizenzpartner
  • o Marktforschungsunternehmen
  • Öffentliche Stellen und Institutionen, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind. Beispielsweise berichten wir im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtung gemeldete Qualitätsmängel unserer Produkte (z. B. Reklamationen und Fälschungen) an die für die Unternehmen der Klosterfrau Gruppe zuständigen Landesbehörden. Ihre von uns im Rahmen von nicht-interventionellen Studien bzw. Anwendungsbeobachtungen erfassten Daten (s.o. unter I.4.) melden wir im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen an die jeweils zuständigen Behörden gegenüber denen eine Meldepflicht besteht. Die kassenärztliche Bundesvereinigung, den Spitzenverband Bund der Krankenkassen bzw. den Verband der Privaten Krankenversicherung e. V.
IV. Drittlandtransfer

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Abwicklung unserer vertraglichen Beziehungen erforderlich oder gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet. Alternativ übermitteln wir die Daten auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission. Weitere Auskünfte erhalten Sie von unserem Datenschutzbeauftragten.

V. Dauer der Speicherung Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Das schließt auch die Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und die Abwicklung eines Vertrages mit ein.

Aus Gründen der Produktsicherheit sind wir verpflichtet, Daten betreffend sicherheitsrelevanter Ereignisse aufgrund gesetzlicher Vorgaben je nach Status des Produktes als Arzneimittel, Medizinprodukt, Kosmetikum oder Lebensmittel bis zu 10 Jahre über die Verkehrsfähigkeit des Produktes hinaus für Prüfzwecke zu speichern.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

Ferner können spezielle gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer erfordern, wie z.B. die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zwar drei Jahre, es können aber auch Verjährungsfristen von bis zu 30 Jahren anwendbar sein.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist im Einzelfall zur Erfüllung der unter Ziffer II. aufgeführten Zwecke erforderlich. In diesen Fällen können wir auch nach Beendigung unserer Geschäftsbeziehung oder unseres vorvertraglichen Rechtsverhältnisses für eine mit den Zwecken vereinbarte Dauer Ihre Daten speichern und ggf. nutzen.

VI. Nicht-Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)

Wir setzen keine Verfahren zur rein automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling) gemäß Art. 22 DSGVO ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

VII. Ihre Datenschutzrechte

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen

  • Auskunftsrecht
    Sie sind jederzeit berechtigt, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, sind Sie berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u. a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, Ihre Rechte, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) zu erhalten.
  • Recht auf Berichtigung
    Sie sind berechtigt, von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
  • Recht auf Löschung
    Sie sind berechtigt, unter bestimmten Voraussetzungen von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u. a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
    Sie sind berechtigt von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
    Sie sind berechtigt, unter bestimmten Voraussetzungen von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.
  • Widerrufsrecht
    Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Information über Ihr Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

1. Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung), Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Einzelfällen auch, um Direktwerbung zu betreiben. Sofern Sie keine Werbung erhalten möchten, haben Sie jederzeit das Recht, Widerspruch dagegen einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Diesen Widerspruch werden wir für die Zukunft beachten.

Ihre Daten werden wir nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, wenn Sie der Verarbeitung für diese Zwecke widersprechen.


Sie können Anfragen zur Geltendmachung Ihrer vorgenannten Datenschutzrechte entweder unter den oben angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen an uns richten oder sich unter folgenden Kontaktdaten an unseren externen Datenschutzbeauftragten wenden:

Herr Alexander Bugl, Sedanstr. 7, 93055 Regensburg, Tel. +49 941-630 49 789, E-Mail: Datenschutz.buglundkollegen@klosterfrau.de

Zudem haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Stand: 24.8.2020