B2B Datenschutzerklärung

Sehr geehrte Damen und Herren,
der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Art, den Umfang sowie über den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der zur Klosterfrau Gruppe gehörenden Firmen

  • MCM Klosterfrau Vertriebsgesellschaft mbH, Gereonsmühlengasse 1-11, 50670 Köln
  • Cassella-med GmbH & Co. KG, Gereonsmühlengasse 1, 50670 Köln
  • Syxyl Biologische Pharmazie GmbH, Gereonsmühlengasse 1-11, 50670 Köln
  • Artegodan GmbH, Wendlandstr. 1, 29439 Lüchow (Wendland)
  • Artesan GmbH & Co. KG, Wendlandstr. 1, 29439 Lüchow (Wendland)
  • Divapharma GmbH, Motzener Straße 41, 12277 Berlin
  • Klosterfrau Berlin GmbH, Motzener Straße 41, 12277 Berlin

(im Folgenden gemeinsam: „wir“ und/oder „KLOSTERFRAU“) informieren. Diese Unternehmen sind Verantwortliche i. S. des Art.4 Nr. 7 DSGVO.

I. Art und Umfang der von uns erfassten personenbezogene Daten:

1. Persönliche Daten

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten (wie z. B. Name, Vorname, Akademischer Grad, Spezialisierung / berufliche Qualifikation, Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Apothekenbetriebserlaubnis sowie LANA- oder BGA-Nummer). Diese Daten erheben wir teilweise selbst bei Ihnen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen, teilweise erhalten wir diese von unseren Dienstleistern.

2. Informationen im Rahmen von Außendienstbesuchen und Befragungen durch von uns beauftragte Dienstleister

Wir verarbeiten Datum und Inhalt (z. B. Auftrags- und POS-Daten, sowie ortsbezogene Daten) der durch unseren Außendienst oder auch externen Dienstleistern erfolgten Besuche, sowie präferierte Besuchszeiten und Arzneimittelmuster-Anforderungen und Abgaben. Ferner verarbeiten wir Daten im Rahmen von Marktforschungsbefragungen, die wir durch einen externen Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO durchführen lassen.

3. Informationen im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen

Sofern wir mit Ihnen einen Vertrag abschließen (z. B. über die Durchführung von Referenten- oder Beratertätigkeiten), verarbeiten wir die für die Durchführung der vertraglichen Leistungen erforderlichen Angaben (z. B. Ihre Kontodaten, Reisedaten etc.).

4. Informationen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Wir verarbeiten Datum, Anzahl und Art der an Sie abgegebenen Arzneimittel-Muster sowie Datum und Inhalt der an Sie versandten Rote-Hand-Briefe. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns mögliche Nebenwirkungen oder Qualitätsmängel mit Bezug auf unsere Produkte mitteilen. Sofern wir in Zusammenarbeit mit Ihnen Anwendungsbeobachtungen i. S. d. § 67 Abs. 6 AMG durchführen, verarbeiten wir zu diesem Zweck Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihre lebenslange Arztnummer sowie Art und Höhe der jeweils an Sie im Zusammenhang mit Anwendungsbeobachtungen tatsächlich geleisteten Aufwandsentschädigungen.

5. Bonitätsprüfung und zur Datenübermittlung an Wirtschaftsauskunfteien

Wir nutzen die von Ihnen bereitgestellten Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum und ggf. das Geschlecht) über die Beantragung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung auch für Abfragen und Bonitätsauskünfte auf der Basis mathematischer-statistischer Verfahren bei Wirtschaftsauskunfteien um Ihre Kreditwürdigkeit vor Abschluss eines Vertragsverhältnisses zu überprüfen, und übertragen ggf. Daten über nicht vertragsgemäßes Verhalten oder betrügerisches Verhalten während des Vertragsverhältnisses an eine Wirtschaftsauskunftei. Der Datenaustausch mit einer Wirtschaftsauskunftei dient auch der Identitätsprüfung. Wir können anhand der von der Wirtschaftsauskunftei übermittelten Übereinstimmungsraten erkennen, ob eine Person unter der vom Kunden angegebenen Anschrift in ihrem Datenbestand gespeichert ist.

II. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
1. Persönliche Daten

Die oben unter I.1. genannten Daten sind zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen erforderlich (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), darüber hinaus zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 47 Abs. 4 AMG bzw. § 11a Abs. 2 AMG bzw. § 63b lit. f., § 63c AMG bzw. § 67 Abs. 6 AMG). Im Übrigen sind die unter I.1. genannten Daten zur Wahrung folgender berechtigter Interessen erforderlich: Pflege unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen sowie zu Zwecken der wissenschaftlichen Information, zu Marketingzwecken und zur Marktforschung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

1. Informationen im Rahmen von Außendienstbesuchen und Befragungen durch von uns beauftragten Dienstleistern

Die oben unter I.2. genannten Daten sind zur Wahrung folgender berechtigter Interessen erforderlich: Pflege unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen, Steuerung unseres Außendienstes, Anpassung unserer Außendienstbesuche an Ihre Interessen, Bewertung der Besuchsqualität, Verbesserung der Darbietung und Gestaltung unserer Produkte, sowie zu Informations- und Marketingzwecken (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

2. Informationen im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen

Die oben unter I.3. genannten Daten verarbeiten wir zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f)).

3. Informationen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Die oben unter I.4. genannten Daten verarbeiten wir, um unsere rechtlichen Verpflichtungen aus § 47 Abs. 4 AMG (Musterabgaben), § 11a Abs. 2 AMG (Rote-Hand-Briefe), § 63b f., § 63c AMG bzw. § 3 MPSV (Nebenwirkungsmeldungen), und / oder § 67 Abs. 6 AMG (Anwendungsbeobachtungen) zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. den genannten Rechtsnormen.

4. Bonitätsprüfung und zur Datenübermittlung an Wirtschaftsauskunfteien

Soweit wir eine Abfrage bei einer Wirtschaftsauskunftei einholen besteht die Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder soweit wir Informationen über nicht vertragsgemäßes Verhalten an eine Wirtschaftsauskunftei weitergeben, besteht die Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit dies für die Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten erforderlich ist und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen. Das berechtigte Interesse besteht darin, dass die Wirtschaftsauskunftei Dritte über negative Zahlungserfahrungen informiert und damit vor eigenen Nachteilen bewahrt.

III. Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

Zunächst erhalten in unseren Unternehmen nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist oder soweit Sie eingewilligt haben.

Ebenfalls im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtung berichten wir gemeldete Qualitätsmängel unserer Produkte (z. B. Reklamationen und Fälschungen) an die für die Unternehmen der Klosterfrau Gruppe zuständigen Landesbehörden. Ihre von uns im Rahmen von nicht-interventionellen Studien bzw. Anwendungsbeobachtungen erfassten Daten (s.o. unter I.4.) melden wir im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen an die jeweils zuständigen Behörden gegenüber denen eine Meldepflicht besteht. Die kassenärztliche Bundesvereinigung, den Spitzenverband Bund der Krankenkassen bzw. den Verband der Privaten Krankenversicherung e. V.

Wir teilen zudem im erforderlichen Umfang Ihre Daten mit den von uns eingesetzten Dienstleistern, um unsere Dienstleistungen erbringen zu können. Wir beschränken die Weitergabe von Daten dabei auf das Notwendige, um unsere Dienste für Sie zu erbringen. Teilweise erhalten unsere Dienstleister Ihre Daten als Auftragsverarbeiter und sind dann bei dem Umgang mit Ihren Daten streng an unsere Weisungen gebunden. Teilweise agieren die Empfänger eigenständig mit Ihren Daten, die wir an diese übermitteln.

Nachfolgend nennen wir Ihnen die Kategorien der Empfänger Ihrer Daten:

  • Verbundene Unternehmen innerhalb der Unternehmensgruppe, soweit diese als Dienstleister für uns tätig sind und z.B. IT-Dienstleistungen erbringen oder soweit dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist
  • Zahlungsdienstleister und Banken, um ausstehende Zahlungen von Konten einzuziehen oder Erstattungsbeträge auszuzahlen
  • Callcenter und Reklamationsabwickler, um Ihre Anfragen und Reklamationen entgegen zu nehmen und zu bearbeiten
  • Agenturen ( z.B. On- und Offline), Druckereien und Lettershops, die uns bei der Durchführung von werblichen Maßnahmen (z. B. Gewinnspiele, Promotions, Versand von Einladungen und Anschreiben etc.) unterstützen.
  • IT-Dienstleister, die u.a. Daten speichern, bei der Administration und der Wartung der Systeme unterstützen sowie Aktenarchivare und -vernichter.
  • Logistikdienstleister, um Waren etc. auszuliefern
  • Auskunfteien beim Abruf einer Bonitätsauskunft
  • Inkassounternehmen und Rechtsberater bei der Geltendmachung 
  • Dienstleister im Rahmen der Erfassung von Nebenwirkungsmeldungen 
  • Lizenzpartner
  • Marktforschungsunternehmen
  • Öffentliche Stellen und Institutionen soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unserer Unternehmensgruppe, z. B. an Tochtergesellschaften, wenn und soweit diese die Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen benötigen. Dabei kann es sich um wirtschaftliche, administrative oder auch andere interne geschäftliche Zwecke handeln; dies gilt nur, soweit Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter.

IV. Drittlandtransfer

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Abwicklung unserer vertraglichen Beziehungen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet. Für den Fall, dass unsere Dienstleister im Drittland ebenfalls Dienstleister in einem Drittland nutzen, haben wir mit unseren Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass mit diesen mittelbaren Vertragspartnern immer Grundlagen zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus abgeschlossen werden. Alternativ übermitteln wir die Daten auf Grundlage der Binding Corporate Rules oder sofern der Datentransfer auf dem Durchführungsbeschluss (EU) 2016/1250 der EU-Kommission vom 12. Juli 2016 gemäß der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über die Angemessenheit des vom EU-US-Datenschutzschild gebotenen Schutzes beruht. Weitere Auskünfte erhalten Sie von unserem Datenschutzbeauftragten.

Im Übrigen übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR oder an internationale Organisationen.

V. Dauer der Speicherung Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Das schließt auch die Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und die Abwicklung eines Vertrages mit ein.

Aus Gründer der Produktsicherheit sind wir verpflichtet, Daten betreffend sicherheitsrelevanter Ereignisse aufgrund gesetzlicher Vorgaben je nach Status des Produktes als Arzneimittel, Medizinprodukt, Kosmetikum oder Lebensmittel mindestens über die Verkehrszeit des Produktes bis hin zu mindestens weiteren 10 Jahren nachdem die Zulassung des Produktes in allen Ländern erloschen ist, für Prüfzwecke zu speichern.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aber nicht abschließend aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

Ferner können spezielle gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer erfordern, wie z.B. die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zwar drei Jahre, es können aber auch Verjährungsfristen von bis zu 30 Jahren anwendbar sein.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht oder anonymisiert, es sei denn deren - befristete - Weiterverarbeitung ist im Einzelfall zur Erfüllung der unter Ziffer II. aufgeführten Zwecke erforderlich. In diesen Fällen können wir auch nach Beendigung unserer Geschäftsbeziehung oder unseres vorvertraglichen Rechtsverhältnisses für eine mit den Zwecken vereinbarte Dauer Ihre Daten speichern und ggf. nutzen.

VI. Ihre Datenschutzrechte

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen

  • Auskunftsrecht
    Sie sind jederzeit berechtigt, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, sind Sie berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u. a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, Ihre Rechte, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) zu erhalten.
  • Recht auf Berichtigung 
    Sie sind berechtigt, von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind. 
  • Recht auf Löschung
    Sie sind berechtigt, unter bestimmten Voraussetzungen von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u. a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
    Sie sind berechtigt von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
    Sie sind berechtigt, unter bestimmten Voraussetzungen von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.
  • Widerspruchsrecht
    Sie sind berechtigt, unter bestimmten Voraussetzungen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, so dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
  • Widerrufsrecht
    Sie haben das Recht Ihre erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
    Sie sind berechtigt, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. 

Wir empfehlen Ihnen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.

VII. Nicht-Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling1)

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.
Wir setzen Profiling mit der Absicht einer optimierten, potential-orientieren Kundenbetreuung ein.


Profiling liegt vor, wenn personenbezogene Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine einzelne Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Gesichtspunkte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel zu analysieren oder vorherzusagen.



Information über Ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO

1. Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung), Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Einzelfällen auch, um Direktwerbung zu betreiben. Sofern Sie keine Werbung erhalten möchten, haben Sie jederzeit das Recht, Widerspruch dagegen einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Diesen Widerspruch werden wir für die Zukunft beachten.

Ihre Daten werden wir nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, wenn Sie der Verarbeitung für diese Zwecke widersprechen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an unseren externen Datenschutzbeauftragten:

Herr Alexander Bugl, Sedanstr. 7, 93055 Regensburg, Tel. +49 941-630 49 789, Datenschutz.buglundkollegen@klosterfrau.de

Zudem haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, einzulegen